Rekisteriseloste

NURMIJÄRVI-SEURA Ry

Päivitetty 23.5.2018, päivitetty 3.1.2020

Yhdistyksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla. Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

Rekisterinpitäjä

Yhdistyksen nimi:    Nurmijärvi-Seura ry

Y-tunnus:        1463101-4

Osoite:        c/o Leena Kaarni, Sahamäenkuja 3, 01860 Perttula

Puhelin:        +35850 5842641

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi:        Ari Helminen

Sähköposti:        ari.helminen@studioink.fi

Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenyyksien hoitoon liittyvä rekisteri, joka voi sisältää myös potentiaalisia jäseniä sekä sidosryhmien edustajia.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterissä olevien tietojen säilytys perustuu joko jäsenyyteen yhdistyksessämme, henkilöiltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yhdistyksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa toimintamme edellytysten ja viestinnän kannalta. Keräämme ja tallennamme tietoa perustuen jäsenyyteen tai kiinnostukseen liittyä jäseneksi tai muutoin yhdistyksemme sidosryhmistä.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen, analysointiin sekä viestintään ja markkinointiin. Toimintamme pohjautuu lailliseen toimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:

  • Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit halutessasi saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöstä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja  Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen.
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
  • Rajoitamme tiedon säilyvyyttä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Rekisterin tietosisältö (henkilötietolomakkeiden kentät)

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • Jäsenyyteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto, jäsen, perheenjäsen, kannatusjäsen
  • Markkinointilupa tai kielto

Tallennamme jäsenyyteen liittyen tiedot: henkilön yksilöity nimi, mahdollisesti yritys sekä kontaktitiedot, kuten osoite, sähköposti ja puhelinnumero.

Tietolähteet

Tietoja kerätään jäsenhakemuksessa saaduista tiedoista.

Lisäksi toimintaan liittyen esimerkiksi uusien jäsenten hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä jäsenyys- tai tukitoimintamielessä.

Käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään koko jäsenyyden ajan.  Jos henkilö ei ole maksanut vuoden jäsenmaksua, tiedot voidaan poistaa siitä vuodesta vuoden kuluttua.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa.

Markkinointirekisteristämme pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja työntekijät käsittelevät henkilötietoja.  Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjä harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista.  Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tietoja luovutetaan palveluihin, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.  Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen.  Käytämme Privacy Shield – järjestelmään liittyneitä yrityksiä.

Rekisterin suojaus

Rekisterin sisältämät tiedot on säilytetty huolellisesti suojaten palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Kaikista henkilötietojen käsittelytoimista kirjoitetaan lokitietoa, jolloin voimme tarkistaa, koska ja kuka henkilötietoa on käsitellyt.

Tarkastusoikeus

Henkilöillä on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa rekisteristä lähettämällä kirjallisen ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön yhdistyksen osoitteeseen.

Henkilöt voivat myös tehdä oikaisu- tai poistopyyntöjä rekisteristä.